Directives réglementaires
Les fabricants de médicaments savent comment produire des remèdes. Chez A.Vogel, le savoir autour du travail avec des plantes fraîches et leurs effets constitue le «trésor» de l'entreprise. Il est évident que l'on ne peut pas être expert des questions logistiques en même temps. Mais de nos jours, c'est quasiment une obligation. Et ceci d'autant plus que, dans le cadre des accords bilatéraux, les directives de l'UE en matière de Good Distribution Practice («Les bonnes pratiques de la distribution») ont aussi été adoptées par la Suisse depuis 2015. Chez A.Vogel, nous n'avons rien laissé au hasard à ce sujet, mais plutôt démarré un projet spécifique.
C'était un défi tout à fait au goût de Bukurim Selmani, qui a dirigé le tout et qui est issu «du secteur des transports à titre privé». Il a fallu un certain nombre d'organigrammes couvrant des murs entiers jusqu'à ce que les structures soient mises sur les rails de manière à fonctionner sans accroc maintenant. L'expérience acquise alors par le responsable Good Distribution Practice et les collègues du service de gestion des stocks s'avère payante aujourd'hui.
«Quand nous avons démarré le projet, la GDP et la surveillance des procédures qu'elle entraîne étaient une nouveauté, y compris pour les entreprises du transport. Cela avait l'air d'être difficile à mettre en place pour les logisticiens. Nous avons donc décidé de nous en occuper nous-mêmes», raconte Selmani. «Nous voulions créer non seulement le processus, mais aussi le concept. Nous sommes fiers d'avoir développé ainsi un concept de transport sur mesure pour nos produits. Car au final, nous sommes ceux qui connaissent le mieux nos produits et nous connaissons aussi les conditions à remplir pour leur permettre d'être consommés dans un état irréprochable par nous clients à la fin du transport.»
Accompagne chacune des expéditions au départ de l'entrepôt de Roggwil TG: un enregistreur de données qui enregistre les données relatives aux températures.
Par la suite, chaque livraison était dotée d'un enregistreur de données de température. Il s'agit d'un petit appareil à usage unique installé sur la marchandise une fois conditionnée à l'entrepôt de Roggwil et qui sera lu par le client ensuite. Ce dernier renvoie les données lues à A.Vogel. «Depuis le temps j'ai lu tant de données dans le cadre du projet pour chaque pays, pour chaque client, en toutes saisons, que je suis capable, sur la base de cette expérience, de retracer sans problème: Où était le camion ou bien conteneur? Ce n'est pas si compliqué en Suisse, mais il suffit de penser à une expédition en fret maritime qui part pour le Canada...», dit Selmani. «Il faut s'imaginer qu'il y a un camion qui vient avec un conteneur qui se rend ensuite dans un port, soit en Belgique, soit en Hollande. Le conteneur va y rester quelques jours en attendant d'être chargé sur le bateau. Le transport maritime va ensuite prendre au moins une à deux semaines. Une fois déchargé au pays de destination, le conteneur sera de nouveau immobilisé un petit moment, jusqu'à ce que le transporteur arrive pour livrer enfin la marchandise au client final. On peut donc lire plein de données différentes: Des valeurs de température plutôt constantes durant le transport maritime; ensuite, il y aura des variations au port bien entendu, quand les conteneurs sont stockés à l'extérieur et qu'il fait chaud par exemple», explique Selmani.
Les données minutieusement collectées durant la phase de projet «débouchent finalement sur un genre de mappemonde permettant de voir les conditions présentes dans les différentes régions et les consignes de transport qui doivent être assurées pour pouvoir expédier le produit durant la saison concernée», nous explique le responsable GDP. Le département recherche et développement d'A.Vogel était impliqué lui aussi «et il va de soi qu'il fallait tout sécuriser sur le plan juridique».
C'est ainsi qu'une liste de qualification de produits comportant deux classes s'est dégagée:
- Produits sensibles, p.ex. à base de petit lait pour lesquels il faut éviter des températures supérieures à 30 degrés. Par principe, les médicaments font partie de ce groupe, «à ce sujet, nous jouons la sécurité» (même si des études démontrent que de telles températures élevées sont posent aucun problème aux comprimés d'échinacée).
- Produits non sensibles, p.ex. les poudres basiques.
En tant que responsable Good Distribution Practice, y compris vis à vis des autorités, Bukurim Selmani représente par conséquent «l'interface entre le fabricant A.Vogel SA, les entreprises de logistique et les clients» (généralement des grossistes). «En bref: Je dois garantir que nos produits sont transportés et stockés dans les conditions définies par nos services pour que le consommateur final obtienne un produit à la qualité irréprochable.» Cela comprend aussi la décision à reprendre à chaque fois de nouveau (sur la base du trésor de données collectées depuis tout ce temps) quant au type de conteneur à commander. «En fonction du pays et de la saison, nous optons pour des conteneurs appelés Reefer dotés d'un groupe froid qui fonctionne grâce à un groupe électrogène. Nous garantissons ainsi une chaîne du froid ininterrompue en maintenant une température constante à l'intérieur du conteneur. Dans les cas où il ne faut pas s'attendre à une chaleur extrême, nous utilisons des conteneurs dry, moins chers bien sûr, tout en étant plus écologiques en plus.»
Si la collecte des données resp. leur analyse au moyen de l'enregistreur de températures était fastidieuse pour les clients au départ, «ils ne peuvent plus s'en passer maintenant», se réjouit Selmani, «cela a renforcé leur conscience de la Good Distribution Practice. C'était une surprise positive de constater que tous les clients jouent tellement bien le jeu et respectent les conditions définies par nos soins. Il est clair qu'un transport réfrigéré est plus cher qu'une expédition normale et il faut pouvoir justifier ce choix. Mais nous produisons une marchandise de grande qualité et nous voulons qu'elle arrive comme telle chez le client.» Toutefois: A.Vogel ne se contente pas de s'appuyer seulement sur des règlements pour cela: «À cet égard, nous travaillons en faisant preuve d'un discernement sain, en nous basant sur les risques identifiés grâce aux données déjà collectées.»
Bien entendu, les enjeux de l'organisation logistique sur la base de consignes GDP ne se limitent pas au transport de la marchandise d'un endroit A à un endroit B. Il faut conclure des contrats avec les prestataires en logistique et s'accorder avec eux sur des processus, il faut des recommandations de validation et des conseils dans les pays d'exportation, il faut s'assurer que les entrepôts du pays d'exportation sont bien qualifiés, contrôlés et dotés d'une régulation de la température.
Compte tenu de la multitude de dispositions administratives dans les différents pays d'exportation, de la Slovénie jusqu'à l'Afrique du Sud en passant par le Canada, l'organisation des transports à l'intérieur de la Suisse fait figure d'un véritable jeu d'enfants. Ici, on a plutôt tendance à être «surconforme», ainsi le commentaire au clin d'œil de Selmani, de plus les partenaires logistiques sont très bien en place.
En vue des futurs défis, le responsable GDP entretient un contact étroit avec les prestataires logistiques. Ce n'est pas à négliger car cette branche se transforme très rapidement: «Il y a eu beaucoup de changements drastiques au niveau de la Transport-Supply-Chain, ce domaine connaît énormément d'optimisations», nous explique Selmani. «C'est surtout à l'international qu'il y a une pression énorme.» C'est pourquoi il accorde une importance immense à l'analyse annuelle de la situation réalisée avec les logisticiens afin de sonder les possibilités d'amélioration et de rester au courant des tendances. Une chose est sûre: «Chez A.Vogel, nous sommes ouverts aux solutions de transport innovantes et surtout durables.»
